GDPR dokumentace

1. Obecné informace o GDPR

GDPR představuje právní rámec ochrany osobních údajů v evropském prostoru s cílem hájit práva fyzických osob proti neoprávněnému zacházení s jejich daty, včetně osobních údajů. Tento dokument stanovuje základní pravidla společnosti Energocity s.r.o. pro ochranu osobních údajů, informování subjektů údajů a řešení souvisejících incidentů.

2. Přehled dokumentace

• Deklarace zajištění práv vlastníků osobních údajů a řešení incidentů
• Informace o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání
• Informace o zpracování osobních údajů pro zákazníky
• Informace o zpracování osobních údajů pro jednající a kontaktní osoby zákazníků
• Zásady používání dat v mobilních aplikacích
• Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů
• Zásady pro použití souborů cookies

3. Deklarace zajištění práv subjektů údajů a řešení incidentů

Společnost Energocity s.r.o. usiluje o zajištění důvěry svých zákazníků, zaměstnanců, obchodních partnerů i dalších subjektů údajů tím, že při zpracování osobních údajů postupuje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

V rámci tohoto přístupu společnost zavedla pravidla pro ochranu a zpracování osobních údajů jako základ interního rámce ochrany osobních údajů fyzických osob.

• Osobní údaje jsou zpracovávány pouze na základě platného právního titulu, včetně souhlasu subjektu údajů, pokud je vyžadován.
• Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v rozsahu a pro účely, které byly řádně stanoveny.
• Bez odpovídajícího právního důvodu nejsou osobní údaje zpřístupňovány třetím stranám.
• Společnost uplatňuje technická a organizační opatření proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zničení, pozměnění nebo úniku osobních údajů.
• Při incidentu týkajícím se osobních údajů postupuje společnost bez zbytečného odkladu, vyhodnocuje rozsah dopadu, přijímá nápravná opatření a v případech stanovených právními předpisy plní oznamovací povinnost.

3.1 Práva subjektů údajů

Právo na přístup k osobním údajům

• Subjekt údajů má právo získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány.
• Pokud jsou zpracovávány, má právo získat přístup k těmto údajům a informacím o účelu zpracování, kategoriích údajů, příjemcích, době uchování, zdroji údajů a případném automatizovaném rozhodování včetně profilování.

Právo na opravu a doplnění osobních údajů

• Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů bez zbytečného odkladu.
• S ohledem na účel zpracování má také právo na doplnění neúplných osobních údajů.

Právo na výmaz osobních údajů

• Subjekt údajů má právo požadovat výmaz osobních údajů, pokud již nejsou potřebné pro původní účel, odvolal souhlas, vznesl oprávněnou námitku, údaje byly zpracovány protiprávně nebo to ukládá právní předpis.

Právo na omezení zpracování

• Toto právo lze uplatnit zejména při sporu o přesnost údajů, protiprávním zpracování, potřebě uchování pro právní nároky nebo při vznesení námitky proti zpracování.

Právo na přenositelnost údajů

• Subjekt údajů má právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně.

Právo vznést námitku

• Subjekt údajů může kdykoli vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo pro účely přímého marketingu.

Právo podat stížnost

• Subjekt údajů má právo obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.

4. Informace o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání

Společnost Energocity s.r.o., IČ: 06631118, se sídlem Elišky Přemyslovny 379, 156 00 Praha 5 – Zbraslav, jako správce osobních údajů informuje uchazeče o zaměstnání o způsobu a rozsahu zpracování jejich osobních údajů.

4.1 Jaké údaje jsou zpracovávány

• adresní a identifikační údaje, zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa
• popisné údaje, zejména vzdělání, znalost jazyků, odborné znalosti, dovednosti, předchozí zaměstnání, fotografie a další údaje uvedené v životopisu nebo motivačních materiálech

4.2 Zdroj osobních údajů

Údaje jsou získávány přímo od uchazeče nebo od personálních agentur, se kterými má společnost uzavřenou smlouvu pro zajištění náboru.

4.3 Účely a právní tituly zpracování

Zajištění výběrového řízení: Zpracování je nezbytné pro jednání o uzavření pracovní smlouvy nebo jiné obdobné smlouvy.

Vedení databáze uchazečů pro další nabídky práce: Zpracování probíhá pouze na základě dobrovolně uděleného souhlasu uchazeče.

Ochrana práv společnosti při případném sporu: Zpracování je nezbytné pro oprávněný zájem správce v souvislosti s obhajobou právních nároků.

Ochrana osob a majetku v prostorách společnosti: Pokud jsou používány kamerové systémy, může být zpracováván obrazový záznam z návštěvy prostor společnosti na základě oprávněného zájmu.

4.4 Příjemci osobních údajů

• zaměstnanci společnosti pověření výběrem zaměstnanců
• externí poskytovatelé IT, cloudových nebo personálních služeb
• právní zástupci při ochraně práv společnosti
• orgány veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis

4.5 Doba uchování

• po dobu trvání výběrového řízení
• v případě souhlasu pro databázi uchazečů nejdéle 2 roky nebo do odvolání souhlasu
• pro účely ochrany práv společnosti zpravidla 4 roky od ukončení výběrového řízení
• kamerové záznamy, pokud jsou používány, maximálně 7 kalendářních dní, není-li nezbytné delší uchování z důvodu řešení incidentu

4.6 Práva uchazeče a kontakt

Uchazeč má veškerá práva uvedená v části 3.1 tohoto dokumentu. Pro uplatnění práv lze kontaktovat společnost písemně na adrese sídla nebo prostřednictvím e-mailu a telefonu.

5. Informace o zpracování osobních údajů pro zákazníky

Společnost Energocity s.r.o., IČ: 06631118, jako správce osobních údajů informuje své zákazníky o rozsahu a účelech zpracování jejich osobních údajů.

5.1 Rozsah zpracovávaných údajů

• identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno, příjmení, datum narození, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa
• údaje nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, fakturaci, reklamace a komunikaci se zákazníkem
• v odůvodněných zákonných případech také údaje požadované právními předpisy, například při hotovostních operacích nad zákonný limit

5.2 Účely a právní tituly

Uzavření a plnění smlouvy: Zpracování je nezbytné pro jednání o smlouvě, uzavření smlouvy, dodání zboží nebo služeb a související komunikaci.

Ochrana práv společnosti: Údaje mohou být zpracovávány pro oprávněný zájem správce při vymáhání pohledávek nebo obraně v případném sporu.

Plnění právních povinností: Údaje mohou být zpracovávány pro splnění účetních, daňových, AML nebo jiných zákonných povinností.

Ochrana osob a majetku: Pokud jsou používány kamerové systémy, může být zpracováván obrazový záznam návštěvníků provozoven.

Zasílání obchodních sdělení: U stávajících zákazníků může být zpracování založeno na oprávněném zájmu; u potenciálních zákazníků pouze na základě souhlasu.

5.3 Příjemci

• interní zaměstnanci společnosti
• smluvní poskytovatelé IT, účetních, daňových, právních nebo kurýrních služeb
• banky a platební instituce v souvislosti s platbami
• orgány veřejné moci, pokud to vyplývá ze zákona

5.4 Doba uchování

• po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu nezbytnou pro ochranu práv a oprávněných zájmů společnosti
• po dobu stanovenou účetními, daňovými a dalšími právními předpisy
• u marketingových souhlasů po dobu 5 let nebo do odvolání souhlasu
• u kamerových záznamů, pokud jsou používány, maximálně 7 kalendářních dní, není-li třeba delší uchování pro řešení incidentu

5.5 Práva zákazníka a kontakt

Zákazník má práva uvedená v části 3.1 tohoto dokumentu. Pro jejich uplatnění lze kontaktovat společnost na adrese sídla nebo prostřednictvím e-mailu.

6. Informace o zpracování osobních údajů pro jednající a kontaktní osoby zákazníků

Tato část se vztahuje na osoby jednající jménem zákazníků nebo jejich kontaktní osoby uvedené ve smlouvách, objednávkách, e-mailové komunikaci nebo technické dokumentaci.

6.1 Rozsah údajů

• jméno a příjmení
• telefonní číslo a e-mailová adresa
• údaj o funkci nebo pracovní pozici
• údaje o společnosti, kterou osoba zastupuje, včetně názvu, IČ a sídla
• údaje o smlouvě nebo zakázce a případně obrazový záznam z návštěvy provozovny, pokud je používán kamerový systém

6.2 Zdroj údajů

Osobní údaje jsou obvykle získány od zákazníka, který danou osobu určil jako kontaktní nebo oprávněnou k jednání, případně přímo od dotčené osoby v rámci obchodní komunikace.

6.3 Účely zpracování

Plnění smluv se zákazníkem: Zpracování je nezbytné pro oprávněný zájem společnosti spočívající v jednání o smlouvě a jejím plnění.

Ochrana práv společnosti: Údaje mohou být použity při řešení reklamací, sporů nebo vymáhání pohledávek.

Ochrana osob a majetku: Pokud jsou používány kamerové systémy, může být zpracován obrazový záznam návštěvníků prostor společnosti.

Marketingová komunikace: U stávajících zákazníků může být e-mailová adresa použita pro obchodní sdělení v souladu s právními předpisy.

6.4 Doba uchování a práva

Údaje jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a dále po dobu nezbytnou pro ochranu práv společnosti a splnění zákonných povinností. Dotčené osoby mají práva uvedená v části 3.1 tohoto dokumentu.

7. Zásady používání dat v mobilních aplikacích

Tato část je relevantní pouze tehdy, pokud společnost provozuje vlastní mobilní aplikace. Níže uvedený text je připraven jako základ a je třeba jej upravit podle skutečného technického řešení.

Čtení a zápis úložiště: Aplikace mohou ukládat a číst lokální databázi a soubory potřebné pro interní fungování, import nebo export nastavení.

Bluetooth: Je-li využíváno Bluetooth Low Energy, děje se tak pouze pro komunikaci s kompatibilními zařízeními bez nutnosti párování, pokud to povaha aplikace vyžaduje.

SMS: Pokud aplikace využívá SMS pro bezpečnostní tokeny, nesmí číst jiné zprávy uživatele, než které jsou určeny pro danou funkci.

Připojení k síti: Aplikace může komunikovat se serverovými službami společnosti nebo jejích technologických partnerů za účelem zajištění funkčnosti.

Poloha: Údaje o poloze mohou být využívány pouze tehdy, je-li to nezbytné pro funkci aplikace a uživatel s tím souhlasí v rámci oprávnění zařízení.

Fotoaparát: Může být využit například pro skenování QR kódů nebo jinou uživatelsky vyžádanou funkci.

Biometrické údaje: Autentizace pomocí otisku prstu nebo jiných biometrických prvků se provádí prostřednictvím standardních systémových nástrojů zařízení.

7.1 Jaká data aplikace shromažďují

Mobilní aplikace by měly shromažďovat pouze data zadaná uživatelem nebo data nezbytná pro fungování aplikace. Data by měla být ukládána pouze v rozsahu nutném pro provoz a neměla by být předávána třetím stranám bez právního důvodu nebo souhlasu.

7.2 Sdílení dat a jejich smazání

Data z mobilních aplikací nejsou sdílena s dalšími aplikacemi ani třetími stranami, pokud to není nutné pro funkčnost služby nebo plnění právní povinnosti. Uživatel musí mít možnost data smazat, například odinstalací aplikace nebo prostřednictvím uživatelského účtu, pokud to řešení umožňuje.

8. Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů

Společnost Energocity s.r.o., se sídlem Elišky Přemyslovny 379, 156 00 Praha 5 – Zbraslav, IČ: 06631118, může v případech, kdy nelze zpracování opřít o jiný právní titul, žádat subjekt údajů o souhlas se zpracováním osobních údajů.

8.1 Vzorové znění žádosti o souhlas

Vážená paní, vážený pane,
společnost Energocity s.r.o., se sídlem Elišky Přemyslovny 379, 156 00 Praha 5 – Zbraslav, IČ: 06631118 (dále jen „správce“), Vás žádá o udělení souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů v rozsahu jméno a příjmení, poštovní adresa, e-mailová adresa a telefonní kontakt, a to za účelem zasílání obchodních nabídek, informací o novinkách a produktovém portfoliu, pozvánek na akce a vedení základní evidence klientů pro statistické účely. Doba uchování údajů na základě souhlasu činí 10 let nebo do odvolání souhlasu. Souhlas lze kdykoli odvolat písemně na e-mailové adrese [doplnit e-mail].

Doporučená formulace checkboxu: „Beru na vědomí zpracování osobních údajů správcem v rozsahu a pro účely uvedené výše.“

9. Zásady pro používání souborů cookies

9.1 Co jsou cookies

Cookies jsou malé textové soubory ukládané do zařízení uživatele prostřednictvím internetového prohlížeče. Pomáhají rozlišit jednotlivé uživatele a zlepšit fungování webových stránek, například zapamatováním některých voleb.

9.2 Cookies třetích stran

Pokud webové stránky společnosti využívají analytické nebo reklamní nástroje třetích stran, například Google Analytics, je třeba uživatele transparentně informovat o rozsahu zpracování, době uchování a případném předávání dat mimo EU.

9.3 Souhlas a odmítnutí cookies

Uživatelé musí mít možnost nastavit své preference pro nepovinné cookies. Nezbytné cookies lze používat bez souhlasu pouze tehdy, pokud jsou skutečně nutné pro fungování webu. Ostatní cookies je vhodné aktivovat až na základě informovaného souhlasu uživatele prostřednictvím cookie lišty nebo preference centra.

Každý internetový prohlížeč zároveň umožňuje omezit nebo zcela zakázat ukládání cookies. Upozorněte uživatele, že omezení cookies může mít vliv na funkčnost některých částí webu.

10. Kontaktní údaje správce

Správce osobních údajů: Energocity s.r.o.

Sídlo: Elišky Přemyslovny 379, 156 00 Praha 5 – Zbraslav

IČ: 06631118

E-mail pro uplatnění práv subjektů údajů: info@energocity.cz

Telefon: +420 605 260 433